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Cómo SPECTRAFORCE ayudó a una empresa farmacéutica líder a realizar exitosamente la transición de 101 colaboradores en múltiples ubicaciones

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Cuando un proveedor que apoyaba a una empresa farmacéutica global líder cerró sus oficinas en Puerto Rico, el cliente necesitaba un socio de talento capaz de gestionar una transición compleja en múltiples ubicaciones, manteniendo la continuidad operativa, el cumplimiento y una experiencia positiva para los colaboradores.

SPECTRAFORCE fue seleccionado para gestionar la transición, integrando a los equipos de Onboarding, HR & Benefits, Employee Care, Account Management y el MSP para acompañar a los colaboradores durante cada etapa del proceso.

El éxito de la implementación fortaleció la relación entre ambas organizaciones y generó nuevas oportunidades de colaboración en staffing, programas de internados, co-ops y C2C.

El reto: gestionar una transición compleja de personal en múltiples ubicaciones

En 2023, un proveedor cerró sus oficinas en Puerto Rico, creando la necesidad de trasladar su fuerza laboral a un nuevo socio de staffing sin interrumpir las operaciones.

El cliente necesitaba gestionar la transición en múltiples ubicaciones y turnos, asegurando que cada colaborador completara la documentación requerida tanto por el cliente como por SPECTRAFORCE y entregara los registros personales necesarios.

La magnitud de la transición requería mucho más que apoyo de reclutamiento. Era necesario coordinar comunicación, onboarding, cumplimiento, recopilación de datos de la fuerza laboral, configuración de sistemas y acompañamiento directo a los colaboradores.

La solución: una transición estructurada centrada en la experiencia del colaborador

SPECTRAFORCE diseñó un proceso estructurado que combinó comunicación proactiva, sesiones informativas presenciales, registro en HRIS, onboarding electrónico, verificación de cumplimiento y administración de la fuerza laboral La implementación incluyó:
  • Sesiones informativas presenciales para explicar el proceso de transición, beneficios, tiempos y requisitos. 
  • Instrucciones detalladas paso a paso para que los colaboradores realizaran su registro en el HRIS interno de SPECTRAFORCE. 
  • Múltiples sesiones en dos ubicaciones y diferentes turnos para maximizar la participación. 
  • Participación de representantes de Onboarding, HR & Benefits, Employee Care y Account Management en cada sesión. 
  • Auditorías de documentación, revisiones de cumplimiento y creación de perfiles en múltiples sistemas y portales internos. 
  • Configuración de VMS, gestión de requisiciones y procesamiento de work orders para establecer las asignaciones y preparar el programa. 
  • Despliegue de contratos de asignación, verificación de cumplimiento y soporte posterior a la implementación. 


El enfoque permitió brindar a los colaboradores información clara y acceso directo a los equipos responsables de responder sus preguntas, mientras el cliente contaba con una ruta estructurada hacia la preparación operativa.

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Ejecución y colaboración

La implementación siguió un plan de transición coordinado que comenzó con la finalización del contrato, la alineación de stakeholders y la recopilación detallada de información de la fuerza laboral. Se ejecutó una estrategia integral de comunicación para mantener informados a colaboradores y supervisores. Posteriormente, se realizaron sesiones informativas en diferentes ubicaciones y turnos, seguidas del registro en HRIS y el onboarding electrónico.

El equipo realizó auditorías de documentación y revisiones de cumplimiento mientras completaba la creación de perfiles, actualizaciones en el VMS, gestión de requisiciones y procesamiento de work orders. Representantes del MSP participaron en la mayoría de las sesiones y apoyaron las actualizaciones del VMS, incluyendo la creación de work orders y configuración de timesheets.

La transición concluyó con el despliegue de contratos, verificación de cumplimiento, go-live y soporte posterior para atender las necesidades de los colaboradores y mantener la continuidad operativa.

Cronología y fases de ejecución

Fase 

Actividades principales 

Planificación y alineación 

Reunión inicial con el proveedor y el cliente; finalización del contrato, alineación de stakeholders y recopilación de datos de la fuerza laboral. 

Comunicación con colaboradores 

Cinco sesiones informativas realizadas del 15 de febrero al 3 de marzo en dos ubicaciones y múltiples turnos. 

Onboarding y sistemas 

Registro en HRIS, onboarding electrónico, recopilación de documentos, creación de perfiles, configuración de VMS, gestión de requisiciones y work orders. 

Go-Live 

90 colaboradores estaban listos para iniciar en la fecha de go-live; los restantes comenzaron poco después debido a vacaciones previamente programadas. 

Post-implementación 

Verificación de cumplimiento, soporte a colaboradores y seguimiento para mantener la continuidad operativa. 

Resultados: una transición exitosa que fortaleció la relación 101 colaboradores transicionados exitosamente

SPECTRAFORCE logró realizar la transición de 101 colaboradores en múltiples ubicaciones y turnos. Noventa colaboradores estaban listos para iniciar en la fecha de go-live, mientras que los restantes comenzaron poco después debido a tiempo libre previamente programado.

Continuidad operativa

El proceso estructurado permitió al cliente mantener la continuidad mientras los colaboradores pasaban de un proveedor de staffing a otro. La documentación, el cumplimiento, el onboarding y los requisitos de sistemas fueron gestionados mediante una implementación coordinada.

Fortalecimiento de la relación con el cliente

El proyecto generó nuevas oportunidades, incluyendo servicios C2C y co-op, además de la expansión del programa de summer internships a una tercera ubicación.

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Desafío → Enfoque de SPECTRAFORCE → Resultado

Desafío 

Enfoque de SPECTRAFORCE 

Resultado 

Transicionar una fuerza laboral tras el cierre de las oficinas de un proveedor en Puerto Rico 

Planificación estructurada, alineación de stakeholders, recopilación de datos y onboarding coordinado 

101 colaboradores transicionados exitosamente en múltiples ubicaciones y turnos 

Asegurar que los colaboradores comprendieran la transición 

Cinco sesiones informativas presenciales en dos ubicaciones y múltiples turnos, con apoyo de equipos multifuncionales 

Amplia participación y una experiencia de transición transparente 

Completar requisitos de documentación y cumplimiento 

Registro en HRIS, onboarding electrónico, auditorías de documentación, revisiones de cumplimiento y creación de perfiles 

Requisitos de documentación y onboarding completados para apoyar la preparación del go-live 

Establecer asignaciones y sistemas de la fuerza laboral 

Configuración de VMS, gestión de requisiciones, procesamiento de work orders y apoyo en timesheets 

Preparación del programa y continuidad operativa 

Mantener la relación después de la implementación 

Soporte post-implementación y colaboración dedicada entre account management, employee care, onboarding y MSP 

Proveedor preferido y nuevas oportunidades de negocio 

Una transición de talento diseñada para la continuidad y la confianza

Una transición compleja de personal requiere mucho más que trasladar colaboradores de un proveedor de staffing a otro. Requiere comunicación clara, onboarding coordinado, disciplina de cumplimiento, preparación de sistemas y un socio capaz de acompañar a los colaboradores durante el cambio.

Al combinar comunicación presencial con onboarding estructurado, registro en HRIS, revisiones de cumplimiento, soporte de VMS y colaboración multifuncional, SPECTRAFORCE ayudó a una empresa farmacéutica global líder a transicionar exitosamente a 101 colaboradores mientras mantenía la continuidad operativa.

El éxito del proyecto fortaleció la relación con el cliente, contribuyó a posicionar a SPECTRAFORCE como proveedor preferido para candidatos referidos y abrió nuevas oportunidades de C2C, co-op y expansión del programa de summer internships a una tercera ubicación.

Feedback del cliente

El cliente expresó su agradecimiento por el apoyo del equipo durante toda la transición, reconociendo el excelente trabajo realizado y la transparencia mantenida a lo largo del proceso.

WRITTEN BY

Mariana Cajina

Mari leads regional marketing across LATAM, driving Spanish-language content, social media, and localized campaigns for Costa Rica and Puerto Rico.

Preguntas frecuentes

¿Cómo gestionó SPECTRAFORCE la transición de 101 trabajadores en múltiples ubicaciones?
SPECTRAFORCE coordinó la transición mediante un proceso de implementación estructurado que incluyó la recopilación de datos de la fuerza laboral, comunicación con los empleados, sesiones informativas presenciales, registro en el sistema HRIS, incorporación electrónica, auditorías de documentación, revisiones de cumplimiento, configuración del VMS y soporte posterior a la implementación.
SPECTRAFORCE coordinó la incorporación de empleados, el cumplimiento normativo, los sistemas de gestión de la fuerza laboral y el apoyo a los empleados antes de la fecha de inicio. Como resultado, 90 de los 101 trabajadores en transición estuvieron listos para comenzar en la fecha de inicio, mientras que los trabajadores restantes comenzaron poco después debido a permisos previamente programados.
SPECTRAFORCE realizó cinco sesiones informativas presenciales en dos ubicaciones y durante diferentes turnos. Los representantes de Incorporación, Recursos Humanos y Beneficios, Atención al Empleado y Gestión de Cuentas proporcionaron a los empleados información sobre la transición, los beneficios, los plazos, la documentación y los requisitos de incorporación.
La transición incluyó la recopilación y auditoría de documentación, la verificación del cumplimiento, la creación de perfiles de empleados, el registro en el sistema HRIS, la incorporación electrónica, la implementación de contratos, la configuración del VMS, la gestión de requisiciones, el procesamiento de órdenes de trabajo y el apoyo en la configuración del registro de horas.

SPECTRAFORCE logró realizar con éxito la transición de 101 trabajadores en múltiples ubicaciones y turnos, manteniendo la continuidad operativa y proporcionando una experiencia de transición estructurada para los empleados. La implementación exitosa también fortaleció la relación con el cliente, lo que llevó a que SPECTRAFORCE se convirtiera en un proveedor preferido para candidatos referidos y generó oportunidades adicionales de C2C, programas cooperativos (co-op) y prácticas profesionales. 

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