Ubicación: Aguada, PR
Horario: Administrativo – Lunes a Viernes (7:30 AM – 4:30 PM)

Responsabilidades:

1. Conocimiento Organizacional

• Mantener un entendimiento claro de la filosofía, misión y objetivos de la empresa para contribuir efectivamente desde su área de trabajo.

2. Tareas Administrativas y Clericales

• Revisar diariamente los correos electrónicos recibidos.
• Contestar llamadas al cuadro principal y canalizar las solicitudes al departamento correspondiente.
• Atender visitas de clientes, empleados y suplidores.
• Coordinar y agendar reuniones.
• Leer y revisar contratos cuando sea requerido.
• Recibir, registrar y organizar facturas y documentos relacionados a gastos de la empresa.
• Mantener archivo físico y digital de documentos.
• Custodiar y manejar de manera confidencial toda la documentación de la empresa.

3. Manejo de Documentación y Cumplimiento

• Asistir en la renovación de certificaciones gubernamentales cuando sea requerido, incluyendo:

  • Desempleo
  • Hacienda
  • CRIM
  • IVU
  • Levantes en SURI
  • Otras certificaciones requeridas

• Apoyar en la custodia y archivo de planillas y documentos contributivos, incluyendo:

  • 941 PR
  • 499R-1
  • SINOT
  • Desempleo Estatal
  • Choferil
  • Otros documentos contributivos

4. Cuentas por Pagar y Procesamiento de Pagos

• Registrar facturas de suplidores y mantener actualizado el estado de cuentas por pagar.
• Realizar reconciliaciones de facturas y procesar pagos a suplidores.
• Verificar que los proveedores cuenten con la documentación requerida por la empresa.
• Procesar pagos de:
  • IVU
  • Desempleo Federal
  • Seguro Social
  • FONDO
  • Servicios profesionales (CPA, entre otros)
  • Otros pagos relacionados con la operación

5. Seguimiento a Documentación de Proveedores

• Dar seguimiento a suplidores para la entrega o renovación de documentos requeridos, tales como:

  • Pólizas y seguros (FONDO, Responsabilidad Pública, Umbrella, entre otros)
  • Fianzas (Payment & Performance Bond, entre otras)

6. Manejo y Reconciliación de Tarjetas de Crédito

• Realizar cuadre y reconciliación de tarjetas de crédito corporativas.
• Verificar y adjudicar correctamente los gastos.
• Procesar los pagos antes de la fecha de vencimiento.

7. Pagos Operacionales

• Gestionar pagos por servicios prestados.
• Procesar pagos mensuales de utilidades.

8. Apoyo al Departamento de Recursos Humanos

• Apoyar en el proceso semanal de nómina, incluyendo:

  • Cuadre de horas trabajadas
  • Revisión de licencias por enfermedad y vacaciones
  • Preparación de nóminas certificadas
• Verificar y reconciliar horas registradas en el sistema de ponche (Ej. ExakTime u otros).
• Depositar pagos de ASUME mediante Web Cash.
• Añadir empleados nuevos en Web Cash.
• Actualizar las tablas de proyectos relacionadas a nómina.

9. Otras Funciones

• Apoyar y/o realizar cualquier otra función que le sea asignada por la gerencia de la empresa.

Cualificaciones:

• Bachillerato (BA) en Contabilidad o Finanzas.
• Mínimo cinco (5) años de experiencia en funciones relacionadas con contabilidad, administración o manejo de cuentas por pagar.

Conocimientos y Habilidades:

• Conocimiento en procesos de contabilidad y manejo de cuentas por pagar.
• Experiencia en manejo de documentación contributiva y certificaciones gubernamentales.
• Conocimiento en procesos de nómina.
• Capacidad para manejar información confidencial con discreción.
• Habilidad para organizar documentos físicos y digitales.
• Buen manejo de herramientas tecnológicas y sistemas administrativos.
• Excelentes destrezas organizacionales y atención al detalle.

 

At SPECTRAFORCE, we are committed to maintaining a workplace that ensures fair compensation and wage transparency in adherence with all applicable state and local laws. This position's starting pay is: $17.00/hr.